La norma ISO 9001 establece que la organización debe generar y estructurar de forma correcta y de acuerdo a sus necesidades un modelo documental que ayude a establecer los controles y procesos necesarios dentro de la organización, esta información documentada debe también cumplir con el objetivo de poder ser medible y coherente de acuerdo a la actividad de cada proceso. El modelo documental puede ser de acuerdo a la siguiente estructura.
Esta estructura documentada puede generarse a través de niveles de documentación de forma organizada y clara el cual no debe saltarse dichas etapas para poder generar la estructura correcta.
Los niveles de estructura documental se detallan a continuación:
- Nivel 1. Formatos : Es el control específico de cada actividad dentro del proceso.
- Nivel 2. Ayudas Visuales: Es un control visual que te permitirá realizar la actividad de forma correcta y a la primera vez.
- Nivel 3. Indicadores u Objetivos de Calidad: Esta etapa de la gestión de los procesos te ayudara a definir cuales son las métricas más importantes de cada procesos, puede ser cuantitativo y cualitativo.
- Nivel 4. Perfiles de Puesto : Esta documentación te ayudará a definir las funciones y responsabilidades y analizar en cuales procesos participará cada personaje dentro de la organización.
- Nivel 5. Estructura de Procedimientos y Políticas: Los procedimientos y políticas serán establecidos por los jefes de cada área, en donde explicaran de forma detallada cuales son los pasos a seguir para lograr el resultado deseado o esperado en su proceso correspondiente.
- Nivel 6. Ejecución de Evaluaciones al Desempeño: Este nivel de implementación te permitirá verificar si los jefes de área o directores están a la altura del proceso y en su caso poder analizar si realizaran mejoras continuas dentro del proceso o en su caso realizar correcciones.
- Nivel 7. Informe de Rendición de Cuentas a la Organización. En esta etapa el líder del proyecto debe demostrar ante la organización cuál es el comportamiento cuantitativo y cualitativo de la organización, es decir que podrá demostrar con información documentada el cumplimiento del Sistema de Gestión.
